Wenn KI ins ERP einzieht, muss das Datenfundament stimmen

Künstliche Intelligenz soll im Stahlhandel künftig nicht nur Texte schreiben oder Informationen zusammenfassen. Sie soll Bestände abfragen, Stahllisten auswerten, Aufträge unterstützen und auf Geschäftsdaten zugreifen. Welche Möglichkeiten sich daraus ergeben, ist Thema des DigiDay 2026, den der Bundesverband Deutscher Stahlhandel (BDS) und die Edelstahlhandelsvereinigung (EHV) am 29. Oktober in Düsseldorf veranstalten. Auf der Agenda stehen unter anderem Vorträge zum intelligenten Einlesen von PDF-Stahllisten, zu ChatERP als digitalem Assistenten und zu KI im ERP-System.

Doch bei aller Begeisterung für neue Anwendungen stellt sich eine grundlegende Frage: Wie gut sind die vorhandenen Daten und Systeme überhaupt auf diese Aufgaben vorbereitet?

„Bevor man KI auf ERP-Daten ansetzt, sollte man wissen, wie belastbar das Fundament ist“, sagt Thomas Grevenkamp, freiberuflicher Spezialist für SQL-Server-Performance und Modernisierung. Denn eine KI-Anwendung könne nur mit den Informationen arbeiten, die ihr zur Verfügung stehen. Fehlerhafte oder unvollständige Daten würden durch intelligente Algorithmen nicht automatisch besser.

Stahlhandel stellt besondere Anforderungen

Gerade im Stahlhandel sind die Datenstrukturen anspruchsvoll. Werkstoffgüten, Abmessungen, Oberflächen, Chargen, Restlängen, Werkszeugnisse und unterschiedliche Mengeneinheiten müssen zuverlässig verwaltet werden. Hinzu kommen kundenspezifische Preise, Zuschläge, Lagerbewegungen und Schnittstellen zu Lieferanten oder Anarbeitungsbetrieben.

Solange diese Informationen ausschließlich innerhalb einer Warenwirtschaft verarbeitet werden, fallen Unstimmigkeiten möglicherweise erst bei einzelnen Geschäftsvorgängen auf. Wenn künftig KI-Anwendungen selbstständig Informationen zusammenführen oder Abfragen auslösen, gewinnen Datenqualität und eindeutige Zuordnungen zusätzlich an Bedeutung.

Ein Beispiel: Soll eine KI Auskunft darüber geben, welche Werkstoffe in bestimmten Abmessungen kurzfristig lieferbar sind, muss sie auf verlässliche Bestands- und Artikeldaten zugreifen können. Unterschiedliche Artikelbezeichnungen, unvollständige Chargeninformationen oder nicht synchronisierte Lagerbestände können das Ergebnis verfälschen.

Neue Möglichkeiten, neue Anforderungen

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickelt sich auch die technische Verbindung zwischen KI und ERP weiter. Seit Anfang Oktober 2026 ist Version 29 von Business Central online verfügbar. Sie baut die Copilot-Funktionen und die KI-Agenten aus, die Microsoft bereits seit November 2025 allgemein anbietet; einzelne Neuerungen befinden sich noch in der Vorschau. Die Agenten arbeiten als eigene Benutzer mit eigens zugewiesenen Berechtigungen, menschliche Prüfschritte und Protokolle lassen sich konfigurieren.

Ein wichtiger Unterschied besteht zwischen Cloud- und lokal betriebenen Systemen. Copilot steht laut Microsoft ausschließlich in Business Central online zur Verfügung, eine Variante für lokal betriebene Installationen ist nicht geplant. Auch die KI-Agenten und der MCP-Server sind nur für die Online-Version dokumentiert. Unternehmen mit älteren Dynamics-NAV-Installationen oder lokal betriebenen ERP-Lösungen müssen deshalb prüfen, welche technischen Möglichkeiten ihnen zur Verfügung stehen und wie sich neue Anwendungen sinnvoll anbinden lassen.

Dabei geht es nicht zwangsläufig um einen vollständigen Systemwechsel. Auch eine getrennte Datenschicht, über die KI-Anwendungen auf ausgewählte Informationen zugreifen, kann eine Lösung sein.

Wenn KI und Tagesgeschäft dieselbe Datenbank nutzen

Neben der Qualität der Daten spielt deren technische Verarbeitung eine entscheidende Rolle. Klassische Auswertungen lassen sich planen, etwa über eine Aufgabenwarteschlange, und so in ruhigere Zeiten legen. KI-gestützte Anwendungen fragen Daten dagegen bei Bedarf ab, also dann, wenn ein Anwender oder ein Agent eine Anfrage auslöst.

Bei lokal betriebenen Systemen konkurrieren solche Abfragen mit Auftragserfassung, Kalkulation oder Lagerverwaltung um dieselben Ressourcen, solange keine lesbare Kopie der Datenbank eingerichtet ist. Berichte, Abfragen und API-Zugriffe leitet Business Central online dagegen standardmäßig auf eine schreibgeschützte Kopie der Datenbank um.

„Häufig teilen sich mehrere Anwendungen dieselbe Datenbankinstanz. Dann konkurriert die Auftragserfassung mit einem großen Bestandsreport aus dem Controlling, und keiner der beiden Anwender ahnt etwas vom anderen“, erläutert Grevenkamp.

Deshalb sollten Unternehmen vor der Einführung zusätzlicher KI-Anwendungen prüfen, wie ihre Datenbank bereits heute ausgelastet ist, welche Abfragen besonders viel Leistung benötigen und ob analytische Zugriffe vom operativen Betrieb getrennt werden sollten.

Auch bestehende Systeme gehören auf den Prüfstand

Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Bei mehreren älteren Microsoft-Produkten laufen derzeit wichtige Supportfristen aus. Für SQL Server 2016 endete der erweiterte Support (Extended Support) am 14. Juli 2026. Sicherheitsupdates gibt es seitdem nur noch über die kostenpflichtigen Extended Security Updates, längstens bis Juli 2029. Bei Dynamics NAV 2017 und Windows Server 2016 endet der erweiterte Support im Januar 2027, laut Microsoft-Übersicht am 11. beziehungsweise 12. Januar. Für Windows Server 2016 bietet Microsoft kostenpflichtige Extended Security Updates bis 2030 an, für NAV 2017 ist kein solches Programm dokumentiert.

Für betroffene Unternehmen bedeutet das nicht automatisch, dass ihre Anwendungen anschließend nicht mehr funktionieren. Allerdings müssen sie sich mit Sicherheitsupdates, Wartung, Kompatibilität und möglichen Modernisierungsschritten beschäftigen.

Grevenkamp setzt mit seiner Arbeit deshalb bewusst vor dem eigentlichen Digitalisierungsprojekt an. Datenbankperformance, Systemarchitektur, Schnittstellen und technische Belastbarkeit bilden die Grundlage, auf der neue Anwendungen zuverlässig arbeiten können.

Der DigiDay macht deutlich, welche Möglichkeiten KI dem Stahlhandel eröffnet. Ob daraus im betrieblichen Alltag tatsächlich ein Mehrwert entsteht, hängt allerdings nicht allein von der eingesetzten KI ab. Entscheidend ist auch, wie zuverlässig die vorhandenen Systeme und Daten zusammenspielen.

Quelle und Foto: Office Solutions Thomas Grevenkamp / Vorschaufoto: Bildkonzeption marketSTEEL KI-generiert