Autor: von Dagmar Dieterle

03.06.2019

Mit Gebrauchtsoftware bis zu 70 Prozent der Lizenzkosten bei Microsoft-Produkten sparen

Interview marketSTEEL mit Herrn Tobias Lander, Director Sales Relicense AG

 

marketSTEEL: Microsoft-Produkte gehören zum Büroalltag. Über Sie können Unternehmen günstig Microsoft-Lizenzen kaufen. Wie?

Lander: Günstig bedeutet in diesem Fall, wir bieten Unternehmen Lizenzen aus dem Zweitmarkt. Diese Gebrauchtsoftware hat dabei kein Verfallsdatum, bietet aber höheres Einsparpotential als Neulizenzen. Wir beraten im ersten Schritt Unternehmen, in welchem Bereich der Einsatz gebrauchter Software Sinn macht. Schon eine erste Preisinformation kann ihnen dabei helfen, das Einsparpotenzial zu erkennen und das Bewusstsein dafür im Unternehmen zu schärfen.

Der Beschaffungsprozess gebrauchter Microsoft Lizenzen unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von dem für Neulizenzen dieses Herstellers. Es gibt klare Regelungen von Seiten des Gesetzgebers, wie der Vertrieb von Gebrauchtsoftware verlaufen muss. Hierzu arbeiten wir seit längerem eng mit externen Wirtschaftsprüfern und Rechtsexperten zusammen, um die gesetzlichen Regelungen einzuhalten. Unternehmen erhalten von uns Einblick in die aktuelle Rechtslage, die zu erfüllenden rechtlichen und organisatorischen Bedingungen, aber auch in die Handlungsempfehlungen des Herstellers und von Audit-Gesellschaften.

Eine Entscheidung für oder gegen gebrauchte Software hat grundsätzlichen Charakter und sollte möglichst nicht im Alleingang fallen. Wir empfehlen, zur Entscheidungsfindung die Kollegen aus der Rechtsabteilung, dem Einkauf, der IT und gegebenenfalls weiteren Stellen einzubinden. Auf diesem Weg lassen sich rechtliche und organisatorische Fragen schon im Vorfeld abklären.

 

marketSTEEL: Ist der An- und Verkauf von Gebrauchtsoftware eine rechtliche Grauzone?

Lander: Rechtliche Grauzone klingt nach “am Rande der Illegalität”. Wer erwägt, gebrauchte Software zu kaufen oder zu verkaufen, muss sich keine Sorgen machen: In den Staaten der Europäischen Union ist es grundsätzlich legal, einmal erworbene Softwarelizenzen weiter zu veräußern.

Die rechtliche Grundlage dafür bietet der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz. Er besagt, dass beispielsweise ein Softwarehersteller – in diesem Fall Microsoft – nur einmal das Verbreitungsrecht für seine Produkte hat. Wurde also die Software an einen Kunden verkauft und von diesem bezahlt, so ist dieses Recht „erschöpft" und die Software darf vom Käufer weiter veräußert werden.

In den letzten Jahren ist der Handel zudem durch den EuGH wie auch den BGH bestätigt. An der Zulässigkeit des Vertriebs von gebrauchten Softwarelizenzen – auch aus Volumenlizenzen – ist damit nicht zu rütteln. DAX Konzerne haben diesen Beschaffungskanal schon länger für sich entdeckt.

 

marketSTEEL: Was muss ich als Unternehmen beachten, wenn ich mich für Gebrauchtsoftware entscheide?

Lander: Microsofts Lizenzmodell ist bereits bei neuer On-Premise Software einigermaßen komplex. Diese Komplexität steigert sich noch beim Einsatz gebrauchter Lizenzen. Es gelten nämlich jeweils die Lizenzbedingungen, die der Programmversion entsprechen, die das Unternehmen erwirbt. Das bedeutet, beide, die Software- und die Lizenzversion, können also auch älteren Datums sein. Diese Komplexität soll jetzt nicht abschrecken. Aber aufgrund dieser Komplexität sollte immer ein speziell geschulter Spezialist an der Ausarbeitung eines Lizenzgeschäfts beteiligt sein. Zudem ist es sinnvoll, vorab zu analysieren, welche Lizenzen für die geplante Softwareumgebung im Unternehmen erforderlich sind.

Hat sich das Unternehmen für Zweitlizenzen entschieden, ist es enorm wichtig, dass sich die Rechtekette der Lizenzen zurückverfolgen lässt. Unternehmen sollten sich hierbei nicht auf eine reine Zusicherung verlassen. Sie sollten sich vielmehr eine vollständige, überprüfbare Dokumentation  vorlegen lassen. Transparenz ist hierbei das Wichtigste! Relicense legt seinen Kunden bereits mit der Lieferung der Lizenzen sämtliche Daten und Informationen zur Lizenzhistorie offen. Und nicht erst im Bedarfsfall.

marketSTEEL: Was sind die klaren Vorteile von gebrauchter Software? Warum sollte ich als Unternehmen darin investieren?

Lander: Der überzeugendste Vorteil sind natürlich die signifikanten Einsparpotentiale, die man mit Zweitlizenzen erzielen kann. Damit lassen sich bis zu 70 Prozent der Lizenzkosten verringern, was die IT-Kosten dramatisch senkt. Durch den Kauf von Lizenzen aus zweiter Hand sind Unternehmen zudem in der Lage, ihre Lizenzierungsstrategie exakt nach ihrem Bedarf und ihrer langfristigen IT-Planung auszurichten. Konkret gesagt: Sie können präzise die Softwareversion beschaffen, die sie für ihre IT-Umgebung wirklich benötigen. Es muss hierbei nicht immer die gerade aktuellste Version sein.

Relicense entwickelt mit Unternehmen kostengünstige alternative Lizenzierungsszenarien. Ein Beispiel sind hybride Cloud-Szenarien mit einer Kombination aus Microsoft Cloud-Abonnements und unbefristeten lokalen - in diesem Fall gebrauchten - Lizenzen. Sie bringen eine Ersparnis von bis zu 60 Prozent der Gesamtkosten im Vergleich zu einer Lizenzierung mit Microsoft Office 365 E3. Durch die realisierten Einsparungen wird Budget frei, das sich in neue Technologien investieren lässt.

 

Zu Relicense AG

Die 2008 gegründete Relicense AG ist einer der führenden europäischen Anbieter von Software-Lizenzen aus zweiter Hand und berät Unternehmen in allen Fragen rund um das Software Asset Management.

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