Wenn der Computer mit dem Computer spricht

Der Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI) im Stahleinkauf erfolgt immer noch recht zögerlich. Laut einer aktuellen Studie von Günther + Schramm setzen nur 23 Prozent der Befragten auf den elektronischen Datenaustausch. Dabei profitiere vor allem der Einkauf bei der papierlosen Auftragsabwicklung per EDI von schnellen und zuverlässigen Abläufen.

Günther + Schramm bietet die elektronische Übermittlung von Daten seit den 90er Jahren an. Der Systemlieferant für Stahl, Edelstahl und Aluminium wickelt über das System bereits knapp 50.000 Positionen im Jahr elektronisch ab. „Das ist schon eine beachtliche Menge, aber es könnten noch mehr Kunden von den Vorteilen durch EDI profitieren“, erklärt Jörg Mayer, Leiter Material- und Prozesslogistik bei Günther + Schramm. „Während die Prozessabwicklung via EDI bereits fester Bestandteil der vertrieblichen Abläufe in vielen Unternehmen ist, sehen wir vor allem auch für den Einkauf noch ein großes Potenzial.“

Der elektronische Datenaustausch führt zu einer deutlichen Standardisierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Anstatt manuell Bestellungen zu erfassen, per Fax oder E-Mail zu versenden, Auftragsbestätigungen zu kontrollieren und zu archivieren sowie Wareneingänge und Rechnungen zu buchen, läuft der Prozess mit EDI wesentlich schneller ab. Der Kunde initiiert eine Bestellung entweder manuell, oder sie erfolgt automatisch nach Erteilung eines Fertigungsauftrages. Sofort werden die Bestellinformationen im ERP-System erfasst und der Lieferant informiert. Automatisch bestätigt das System des Lieferanten die Bestellung. Dabei ist die Übertragung der Daten zu jeder Uhrzeit und sieben Tage in der Woche möglich. Nach der Lieferung der Ware erhält der Kunde einen Datensatz, der (auf Wunsch) automatisch den Wareneingang vormerkt. Die Rechnungsstellung erfolgt ähnlich. Der Kunde wird direkt über den Eingang der Rechnung informiert und prüft diese abschließend auf Plausibilität.

Datenfehler minimieren und Prozesskosten senken

Vor allem auch im Hinblick auf immer komplexere Beschaffungsvorgänge und die geforderte Flexibilität bei häufig kleinen Losgrößen sieht Günther + Schramm Vorteile bei der elektronischen Projektabwicklung. „Unser EDI-System unterstützt alle gängigen Nachrichtenformate und Übertragungsstrukturen“, so Jörg Mayer. Durch den Abgleich von Stammdaten, eine eindeutige Zuordnung von Artikeln und automatische Abläufe seien Datenfehler nahezu ausgeschlossen.

Quelle: Günther + Schramm  Bildtext: Ablauf Bestellprozess via EDI (Grafik: Günther + Schramm)